Kaugtööst või töötamisest kodukontorist on tänaseks saanud rohkemat kui trend. See on täna enamuse ettevõtete eluline vajadus, mõnikord ka valitsuse sund, kõikjal üle maailma. Ühtäkki avastab suur hulk juhte, et tiimi pühendumus järjest langeb ja stressitase järjest kasvab. Seisame küsimuse ees, "kuidas juhin meeskonda, ilma neid nägemata?" Kui see kõlab tuttavalt, siis saad ehk ideid järgnevatest nippidest.
Kodust töötamine on jõuliselt meie ellu sisse tulnud (selle õppetundidest kirjutasin ühes eelmises postituses)! Nõnda ka kodus töötavate inimeste juhtimine. Sõltumata kui kiiresti kroonviirusega seotud riskid ja piirangud leevenevad, jääb suurenenud kaugtöö uueks reaalsuseks. Kas siis ettevõtte- või töötajapoolse vajaduse ja soovi tõttu. See võib kaasa tuua uusi väljakutseid millest mõned võivad olla järgnevad:
Usalduse vähenemine. Näost-näkku suhtlemise puudus võib panna juhti mõtlema, kas alluv ikka teeb tööd ja tegeleb õigete asjadega? Alluv omakorda võib tunnetada toetuse vähenemist ja kahelda, kas ülemus endiselt hindab mind? Üks kolleeg võib lugeda ridade vahelt valesid sõnumeid ja arvata, et teine kolleeg mõtleb temast halvasti?
Info kättesaadavuse raskemaks muutumine. Lihtsatele küsimustele vastuste saamine võib võta teinekord erakordselt kaua aega. Eriti olukorras, kus inimestel on eemalt töötades järjest raskem aru saada mis on pakiline ja mis mitte. See vähendab töö kiirust ja motivatsiooni.
Võõrandumine. Üksinduse ja mittekuuluvuse tunnetamine võib hakata vaikselt ligi hiilima, kui kolleegidest eraldi töötamine on pikaajaline ja suhtlus vaid formaalne. Eriti ekstravertidel. Meeskonnatunne laguneb.
Enne kui vaatame, kuidas kaugtööd juhtida, uurime mida juhtida. Enesemääratlusteooria kohaselt (Deci & Ryan, 2008) on inimesel kolm peamist psühholoogilist vajadust, mis loovad tugeva sisemise motivatsiooni.
Autonoomsus: vajadus tunnetada tegutsemisvabadust, soov teha asju endale sobival moel, parima äranägemise järgi . Omada eesmärki.
Kompetentsus: soov tunda, et saadakse (elu) ülesannetega hakkama, et suudetakse täita ootusi ja teostada oma rolli . Soov vähendada negatiivse ja suurendada positiivse kogemuse/tagasiside saamist.
Seotus: vajadus tunda kuuluvust, ühendatust, erilisust ja olulisust oma sotsiaalsete partnerite jaoks.
Olukorras, kus inimese psühholoogilised põhivajadused on rahuldatud, on inimene motiveeritud õppima, arenema ja aktiivselt tegutsema. Tal tekib sisemine motivatsioon, ning tegutsemine on efektiivsem, kvaliteetsem ja tulemuslikum. Sisemiselt motiveeritud inimene leiab viisi ülesande täitmiseks isegi siis, kui välised asjaolud ei ole soodsad või suisa taksitavad. Millised juhtimisvõtted sellise tunnetusliku keskkonna loomist toetavad?
Check-in nõupidamised. Sea sisse meeskonna igahommikused infovahetuse nõupidamised. Siin annab iga liige lühidalt ülevaate eilsetest töövõitudest, takistustest ja abivajadusest ning tänastest plaanidest. Lisaks vaadatakse koos üle olulisimad mõõdikud ja sünkroniseeritakse tänase päeva prioriteedid. Kui kerkib üles pikemat käsitlust vajav teema, siis lepi kokku eraldi aeg selleks. Check-in peaks olema lühike: 5-15 minutit. Kui tundub, et (iga päev) midagi pole rääkida, siis järelikult on kõik teinud oma töö hästi ja sinu roll juhina on jagada kiitust selle tulemuse eest. Iga päev!
Selleks et arutelud ei muutuks liialt formaalseks, ega vaid muredele keskendunuks, küsi vahel: "mis meil on hästi?" või "mida toredat teil kodus/nädalavahetusel on juhtunud?". Soovi korral võid teha ka sama koosolekut hoopis õhtuse check-out nõupidamisena.
Info kaskaad. Mitmetasandilise juhtimise korral vajad, et sünkroonis oleks kõik hierarhia astmed. Selleks sea sisse check-in infominutid kõigil tasanditel kuid väikese ajalise nihkega. Esimesena alustavad nõupidamisega eesliini töötajad koos oma grupijuhiga. Seejärel grupijuhid koos osakonnajuhiga. Seejärel osakonnajuhid koos tegevjuhiga. Eelnevalt nõupidamiselt tuuakse info kõrgemale tasemele ja nõupidamiselt lahkudes jagatakse kõige olulisem info taas alla oma meeskonnale. Nii saad tööle info liikumise üles- ja allavoolu ning kogu ettevõtte pidevas sünkroonis olemise.
Iganädalased 1:1 kohtumised. Leia iga oma alluvaga neljasilma vestluseks 30 minutit nädalas. See aeg võiks olla standardselt kokku lepitud ja kalendrisse korduva nõupidamisena broneeritud. Esimesed 15 räägib alluv ükskõik millest, mis ta oluliseks peab. Kuula osavõtlikult ja uudishimulikult! Järgmised 15 minutit on juhi rääkida - sellest mis Sulle oluline on. Selline rutiin, kuigi alguses võõrastav, võimaldab luua usalduslikud ja lähedased suhted ning avada palju olulisi teemasid, mis muidu jääksid üldise sagimise varju. Juhina küsi sageli "mida Sa vajad, et oma tööd hästi teha?", "kuidas ma saan aidata Sinu tööst takistusi kõrvaldada?" või lihtsalt "kuidas Sul läheb - päriselt?".
Kommunikatsiooni reeglid. Lepi kokku suhtlemise reeglid. Millal suhtleme kirjade, telefoni või video vahendusel? Millisel ajal päevas eelistame nõupidamisi ja millisel iseseisvat tööd (näiteks hommikuti loovad tööd, pealelõunal nõupidamised)? Kuidas kiirete küsimuste korral üksteist kätte saada (näiteks tavapäraselt mailid aga kui kiiresti vaja, siis sõnum või kõne)? Kuidas eskaleerida probleemi (näiteks kui küsimus pole 5 e-kirja teel vastuse saanud, tuleb teha nõupidamine)? Kui kiiresti vastame (näiteks mailile päeva, chatile/sõnumile tunni, kõnele 10 min jooksul)?
Virtuaalsed kohvipausid. Kontoris said suhted loodud ja maailm parandatud kohvimasina juures või suitsunurgas. Lepi meeskonnas kokku ajad ja keskkond (näiteks zoom), millal saaksite koos pausi pidada ja igapäevaasju arutada. Miks mitte teha ka reedeseid pizzaõhtuid üle veebi. Sotsiaalsete sidemete püsimiseks on vaja ka vabas õhkkonnas omavahel suhelda.
Juhi ootuseid. Anna selgelt teada, mis on Sinu eesmärgid (Sa ikka tead neid, eks?) ja lepi kokku iga meeskonnaliikme realistlikud eesmärgid ja prioriteedid. Selgita miks need on olulised, siis ei tundu need pealesunnitutena. Ütle selgelt mida on vaja saavutada, mis ajaks ja kelle poolt. Vastasel juhul ära imesta, kui tekivad viivitused. Määratle selgelt ka rollijaotused ja vastutused meeskonnas. Eriti olukorras, kus oled pidanud meeskonna suurust muutma.
Keskendu tulemustele. Kaugtööl oleva kolleegi tööprotsessi on raske jälgida. Töötunnid ja töö tegemise aeg pole siin olulised. Selle asemel hinda tulemusi. Et ei tuleks üllatusi pikema töö tähtaja saabudes, lepi kokku lühemates vahe-eesmärkides, mida saate koos jälgida ja üle vaadata. Anna ülesanded ja anna ka vabadus leida sobiv lahendamise viis, aeg ja koht. Usalda!
Taga töövahendid. Paljud teevad kaugtööd endiselt väga askeetlike töövahenditega. Ehk saad lubada kontorist ajutiselt kaasa võtta hiire, klaviatuuri või kuvari? Ehk isegi töötooli? Kes neid hetkel kontoris ikka vajab? Ergonoomika võib oluliselt mõjutada seda, kui pikalt ja pühendunult suudab inimene panustada.
Rõhuta ettevõtte väärtuseid. Kui igaüks on toimetamas kusagil eraldi, võib olla tavapärasest raskem suunata inimeste otsuseid ja valikuid. Ettevõtte väärtused tulevad nüüd juhile appi. Räägi meeskonnas selgeks, mida need väärtused tähendasid ja kuidas neid nüüdses olukorras rakendada. Innusta inimesi otsustama väärtustele tuginedes. Innusta ka andma üksteisele tagasisidet, kui keegi on valele teele triivimas.
Tagasiside tööle. Paljudes ettevõtetes ei tunneta inimesed selgelt, kas nad teevad head tööd või mitte. Liiguvad õiges suunas või mitte. Lihtsalt tagasisidet oma töö kohta saab nii harva. Kaugtööl suureneb see probleem veelgi. Seega, juhina anna sagedamini tagasisidet tehtud tööle. Jälgi et positiivset märkaksid sagedamini kui negatiivset - ükskõik kui väike see asi ka polnud! Näiteks, võid pidada märkamise päevikut - pane kirja iga kord, kui kellelegi tagasisidet andsid. Vaata reede õhtul, kas iga töötaja on saanud vähemalt kord nädalas tagasisidet. Veelgi enam (virtuaalset) õlale patsutust?
Julgusta uuendusmeelsust. Olukord on ju uus! Miks peaks meie töövõtted jääma endisteks? Julgusta meeskonna liikmeid küsimärgi alla seadma seniseid praktikaid ja otsima uusi tõhusamaid viise ülesannete täitmiseks ja väljakutsete lahendamiseks. Suurte muutuste ja suurte kriiside ajad on need, kus pannakse alus uutele nutikatele lahendustele. Otsige koos võimalusi, mitte probleeme!
Kokkuvõtvalt ütleksin, et hea kaugtöö juhtimine ei erinegi niipalju heast juhtimisest kontoris. Iga organisatsiooni loovad inimesed ja inimesi ning nende vahelist infovahetust uues olukorras aktiivselt juhtida tulebki. Lihtsalt kommunikatsioonitehnoloogia on vahel.
Kõlab arusaadavalt, aga kuidas seda praktikas teha? Abi võib olla MENTORIST!
Soovid nendel teemal pikemalt rääkida ja lahendusi leida?
Teen koostööd paljude juhtidega mentori rollis ja pakun koolitusi nii juhtele kui ka meeskondadele.
Võta ühendust ja koos leiame parimad lahendused.
Kristjan Rotenberg
+372 510 9411 kristjan.rotenberg@espira.ee