Sellest, et Eesti ettevõtete tootlikkust on tarvis arendada, oleme rääkinud juba mõnda aega. Nende arutelude keskmes on sageli just needsamad tootmisprotsessid ja nendega seotud optimeerimise ja arendamise metoodikad. Mis on ka mõistlik, kuna seal on ettevõtte suurimad kulud. Me justkui hakkame juba ka mõistma, mida siin valdkonnas teha saame. Kuid kas me pole jätnud kahe silma vahele „mittetootvat“ tööd tegevad inimesed – kontoritöötajad? Vähemal osaliselt? Jah, räägime protsesside digitaliseerimisest, andmetöötluse automatiseerimisest ja tarkvaralistest robotitest. Paljudele Eesti ettevõtetele on see maailm endiselt alles tuleviku teema. Mis võimalused siis juhil veel on, mõjutamaks tootlikkust töötajatel, kes ei tooda?
Enne kui vastuseid otsime, vaatame korra hetke konteksti. Käesolev aasta on muutusterohke ja raskesti ennustatavate trendidega. Volatiilsus on suur, organisatsioonide töömahud kõiguvad ühest äärmusest teise. Üks hetk on enamus kliente kadunud. Mõni kuu hiljem võib aga tellimusi olla rohkem, kui oskasime oodata. Ühel hetkel on meil inimesi üle, optimeerime kulusid ja töötajate arvu. Teisel hetkel peavad alles jäänud inimesed ära tegema mitme inimese operatiivtöö, lisaks arendama ja muutma protsesse, et uue reaalsusega kohaneda. See toob kaasa prioriteetide paljusust, intensiivsemaid tööpäevi, pingelisemat tööõhkkonda. Tagajärjeks või olla see, et teine laine ei tule meil viirusest, vaid hoopis ületöötanud ja läbipõlevatest spetsialistidest ning juhtidest, kes täna pühendunult ja ennastunustavalt tööd teevad.
Sellise konteksti mõju mõtlevat tööd tegevate inimeste tootlikkusele võib olla halvav. Pinge kasvades kasvab ka meie tulemuslikkus. Tuleta meelde kui efektiivne oled olnud vahetult enne mõne tähtaja saabumist. Kui selline pinge on aga pidev, kogu aeg on nö hooaeg, siis aga aju väsib ja meie tulemuslikkus hakkab kiiresti langema. Koos sellega ka pingetaluvuse võime. Hakkame väsima ja tundma kurnatust. Ärritume sagedamini.
Kui organisatsioonis pole õnnestunud hoida positiivset suhtumist muutustesse kui võimalustesse ja maad hakkab võtma ärevus, tööstress, hõõrdumised kollektiivis, on tagajärjeks töötajate kognitiivsete võimete kiire langus. Peamine tööriist, aju, läheb justkui lennurežiimile – töötab, aga midagi uut sealt ei tule. Põhjuseks aju keskel asetsev limbiline süsteem, mis negatiivseid emotsioone kogedes eeldab, et midagi eluohtlikku on juhtumas ja püüab teha kõik endast oleneva meie elus hoidmiseks. Kuna ratsionaalselt mõtlev ja tööks kasutatav ajukoor on väga aeglane ja energiamahukas, võtab limbiline süsteem juhtimise üle. See töötab vanadele kogemustele, sissetallatud mustritele ja emotsioonidele tuginedes. Otsused on alateadlikud ja kiired – oleme impulsiivsed. Samas midagi uut ja loovat nii ei tule. Ka probleemide lahendamiseks tulevad vaid vanad vastused. Tulemus, kontoritöötajate tootlikkuse langus.
Samuti nagu viirus levib seltskonnas kiiresti, nii on ka negatiivsete emotsioonidega. Kolleeg, kes tunnetab pikaaegset tööstressi ja muutub pahuraks ja pessimistlikuks, nakatab sellega kiiresti ka teisi. Selle eest „kannavad hoolt“ ajus olevad peegelneuronid mis kopeerivad kõrval olijate emotsioone. Eriti kõrge on aga negatiivsuse nakkumine, kui see saab alguse juhist. Kolleegid hoiavad juhi seisundit pidevalt radaril. Sellest loetakse välja enda ja ettevõtte tulevikku. Ja alateadlikult võetakse juhi hoiakud kiiresti üle. Siit tuleneb, et juhi enda seisund on üks oluline meeskonna tootlikkuse mõjutamise aspekt.
Mis võimalused siis ikkagi juhil on kontoritöötajate tootlikkuse mõjutamiseks? Annan mõned soovitused. Ebaselgus on aju jaoks üks pärssivamaid aspekte ja seeläbi alandab tootlikkust. Seega, meeskonna juhtimiseks loo selgust:
- tekita töö tähenduslikkus igaühe jaoks, ütle välja siht ja eesmärgid, sõnasta prioriteet #1 järgnevateks nädalateks,
- anna mõistlik autonoomsus oma töö korraldamiseks. Taga ressursid, nagu töövahendid ja mõistlik aeg ja muidugi teadmised-oskused,
- loo usaldavad suhted ja kiire regulaarne infovahetus olulisest.
Sinu meeskonna seisund ja tootlikkus on peegeldus sinu enda sees toimuvast. Esimene, kõige lihtsam ja samas kõige tähtsam asi, mida juht saab kohe teha, on iseennast vormi ajada. Tippsooritusega juhi elustiil sarnaneb tippsportlase omale. Tugevale pingutusele peab järgnema piisav puhkus ja ümberlülitumine. Pause tuleb teha ka väiksemate soorituste vahepeal. Piisav liikumine ja vee joomine tagab energia olemasolu. Värviliste taimede söömine annab kehale, kaasa arvatud ajule, piisavalt toitaineid optimaalseks toimimiseks. Pikema isikliku sihi omamine ja võimalustele keskendumine aitab säilitada positiivsust. Emotsionaalne enesekontroll ja realistlik optimism võimaldab märgata olulist. Treener, mentori näol, aitab edasi liikuda märgatavalt kiiremini ja edukamalt.
Kokkuvõtteks, organisatsiooni tootlikkuse tõstmiseks saame, peale eesliini töötajate toetamise, palju ära teha ka läbi administratiivpersonali oskuslikuma juhtimise. Eesliini protsessides kasutame tootlikkuse kasvatamiseks raiskamise ja väärtust mittelisavate tegevuste vähendamise metoodikaid. Kontoritöötajatega saame teha sama - otsime võimalusi aju potentsiaali raiskamise vähendamiseks. Vahendid selleks on selgus, psühholoogiline turvatunne ning heade enesejuhtimise oskustega juht.
Soovid nendel teemal pikemalt rääkida ja lahendusi leida?
Teen koostööd paljude juhtidega mentori rollis ja pakun koolitusi nii juhtele kui ka meeskondadele.
Võta ühendust ja koos leiame parimad lahendused.
Kristjan Rotenberg
+372 510 9411 kristjan.rotenberg@espira.ee